Automatische Suche und Bewertung von Ausschreibungen
Ziel des Projekts war es, Unternehmen bei der Identifikation und Bewertung relevanter Ausschreibungen zu unterstützen. Der entwickelte KI-Assistent überwacht regelmäßig verschiedene Ausschreibungsplattformen, gleicht deren Anforderungen mit dem individuellen Unternehmensprofil ab und liefert eine automatisierte Bewertung der Relevanz und Erfolgschancen.
Herausforderung
Die Identifikation relevanter Ausschreibungen ist für viele Unternehmen mit hohem manuellem Aufwand verbunden.
Ausschreibungen werden auf unterschiedlichen Plattformen veröffentlicht, nutzen verschiedene Datenstrukturen und ändern sich regelmäßig. Gleichzeitig müssen Anforderungen präzise mit den eigenen Kompetenzen, Referenzen und Leistungsprofilen abgeglichen werden, um Erfolgschancen realistisch bewerten zu können. Die Herausforderung bestand darin, diese Prozesse zu automatisieren, relevante Ausschreibungen zuverlässig zu erkennen und die Ergebnisse in einer transparenten sowie leicht verständlichen Form bereitzustellen.
Lösung
BITS entwickelte einen KI-gestützten Ausschreibungsassistenten, der verschiedene Ausschreibungsplattformen kontinuierlich überwacht, relevante Informationen automatisiert erfasst und mit dem individuellen Unternehmensprofil abgleicht.
Mithilfe von Large Language Models werden Anforderungen analysiert, bewertet und in einem strukturierten Scoring-Modell priorisiert. Die Ergebnisse werden in einem übersichtlichen Dashboard inklusive KO-Kriterien, Chancenbewertung und direkter Verlinkung zur Ausschreibung dargestellt. Automatische Benachrichtigungen informieren Nutzer über neue relevante Ausschreibungen, wodurch Suchaufwand und Reaktionszeiten deutlich reduziert werden. Die modulare Architektur ermöglicht zudem eine Erweiterung um KI-gestützte Funktionen zur Angebotserstellung und schafft damit die Grundlage für ein durchgängiges digitales Ausschreibungsmanagement.
70% Zeitersparnis
Automatisierte Suche ersetzt manuelle Recherchen auf Plattformen
Höhere Trefferquote
KI-gestützter Profilabgleich identifiziert relevante Ausschreibungen präzise
Bessere Entscheidungsgrundlagen
Tabellarische Scoring-Darstellung mit KO-Kriterien schafft Transparenz
„Mit diesem Projekt haben wir gezeigt, wie KI echten Mehrwert im Tagesgeschäft schaffen kann. Der Ausschreibungsassistent entlastet Teams spürbar, indem er Routinearbeit automatisiert und gleichzeitig bessere Entscheidungsgrundlagen liefert. Für uns ist das ein weiterer Schritt, KI-Lösungen gezielt dort einzusetzen, wo sie Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig steigern.“
Theresa Herbig, Chief of Staff & KI-Initiativen, BITS GmbH
BITS-Projektrollen im Überblick
Mehr zum Referenzprojekt
Realisierung
Die entwickelte Lösung basiert auf einer modularen, KI-gestützten Architektur, die den gesamten Prozess des Ausschreibungsmanagements abbildet – von der Datenerfassung über die Analyse bis hin zur automatisierten Bewertung. Ausschreibungsplattformen werden dabei über APIs oder Scraping-Technologien angebunden, um kontinuierlich aktuelle Ausschreibungen zu erfassen. Die Daten werden zentral gesammelt, bereinigt und in strukturierter Form aufbereitet, sodass sie für die weitere Verarbeitung durch das KI-System nutzbar sind.
Im Kern steht ein LLM-gestützter Analyse- und Scoring-Prozess, der die Anforderungen der gefundenen Ausschreibungen mit dem Unternehmensprofil abgleicht. Dabei bewertet das System automatisch, wie gut die eigenen Leistungen und Referenzen zu den Ausschreibungsanforderungen passen, und erstellt eine Relevanzbewertung mit klarer Priorisierung. Die Ergebnisse werden den Nutzern über ein benutzerfreundliches Dashboard tabellarisch aufbereitet – inklusive KO-Kriterien, Chancenbewertung und direkter Verlinkung zu den Originalausschreibungen.
Zusätzlich informiert das System die Nutzer automatisch per E-Mail-Benachrichtigung, sobald neue passende Ausschreibungen verfügbar sind. In einer weiteren Ausbaustufe ist die Integration eines Angebotsassistenten vorgesehen, der mit Hilfe von LLMs Vorschläge für Angebotsinhalte generiert und Dokumente vorbefüllt. So wird die Lösung zu einem durchgängigen Werkzeug für das gesamte Ausschreibungsmanagement – von der Identifikation bis zur Angebotsabgabe.
- Automatisierte Datenerfassung: Anbindung von Ausschreibungsplattformen über API oder Scraping zur kontinuierlichen Aktualisierung.
- KI-gestützter Profilabgleich: LLMs vergleichen Ausschreibungsanforderungen mit Unternehmensprofilen und bewerten die Relevanz.
- Übersichtliche Ergebnisdarstellung: Tabellarisches Dashboard mit Scoring, KO-Kriterien und direkter Verlinkung zu Ausschreibungen.
- Proaktive Benachrichtigung & Ausbaupotenzial: E-Mail-Alerts für neue Ausschreibungen und optionale Angebotserstellung in der Ausbaustufe.
Fazit
Der KI-Assistent für Ausschreibungsmanagement zeigt eindrucksvoll, wie sich Routineaufgaben automatisieren und gleichzeitig strategische Entscheidungen verbessern lassen.
- Unternehmen profitieren von einer deutlichen Effizienzsteigerung im Such- und Bewertungsprozess.
- Die Benutzerfreundlichkeit sorgt für hohe Akzeptanz im Arbeitsalltag.
- Das Scoring-Modell schafft eine objektive Entscheidungsgrundlage.
- Die Automatisierung von Benachrichtigungen reduziert Reaktionszeiten.
- Mit der geplanten Ausbaustufe zur Angebotserstellung wird der Nutzen der Lösung weiter gesteigert.
Damit entwickelt sich der Assistent von einem Informationsfilter zu einem strategischen Werkzeug, das Unternehmen im Wettbewerb um Ausschreibungen nachhaltig unterstützt.
