Wie intelligente Assistenten den Arbeitsalltag verändern
Im Rahmen mehrerer Kundenprojekte hat BITS moderne KI-Assistenzlösungen entwickelt, die den Arbeitsalltag spürbar effizienter gestalten. Ziel war es, Mitarbeitern den sicheren Zugriff auf unternehmensinterne Informationen und Dokumente über Large Language Models (LLMs) zu ermöglichen und so den Wissensaustausch zu beschleunigen.
Herausforderung
Die Einführung von KI-Assistenzlösungen stellte Unternehmen vor mehrere technische und organisatorische Herausforderungen. Relevantes Wissen war häufig über unterschiedliche Systeme wie SharePoint, Confluence, Jira und weitere Fachanwendungen verteilt, wodurch Informationen nur schwer auffindbar waren. Gleichzeitig mussten hohe Anforderungen an Datenschutz, Compliance und Datenhaltung in der EU erfüllt werden.
Hinzu kam die Integration verschiedener KI-Modelle für unterschiedliche Anwendungsfälle sowie die Verarbeitung multimodaler Inhalte aus Dokumenten, Präsentationen, PDFs und Bildern. Um eine nachhaltige Nutzung sicherzustellen, waren zudem transparente Governance-Mechanismen, Monitoring-Funktionen und die gezielte Befähigung der Mitarbeitenden für den produktiven Einsatz von KI erforderlich.
Lösung
BITS entwickelte eine modulare KI-Plattform, die Unternehmenswissen über eine RAG-basierte Architektur zentral verfügbar macht und sicher mit bestehenden Systemen verbindet. Informationen aus SharePoint, Confluence, Jira und weiteren Datenquellen werden strukturiert aufbereitet und über intelligente Assistenten in natürlicher Sprache zugänglich gemacht.
Die Lösung basiert auf einer sicheren Azure-AI-Infrastruktur mit EU-Datenhaltung und ermöglicht den flexiblen Einsatz verschiedener Large Language Models je nach Anwendungsfall. Ergänzt wird die technische Plattform durch Monitoring, Audit-Trails und Feedbackmechanismen für maximale Transparenz und Governance. Schulungen, Workshops und Change-Management-Maßnahmen sorgen darüber hinaus für eine hohe Nutzerakzeptanz und den erfolgreichen Einsatz der KI im Arbeitsalltag.
40% schnellere Informationssuche
RAG-basierte KI erleichtert den Zugriff auf Unternehmenswissen
Deutlich kürzere Einarbeitungszeiten
Onboarding-Assistenten beschleunigen die Integration neuer Mitarbeiter
Höhere Transparenz & Compliance
Monitoring und Audit Logs schaffen Vertrauen und Sicherheit
„Unser Ziel war es, KI sicher und praxisnah in den Arbeitsalltag zu integrieren. Die Projekte zeigen deutlich: Wenn Technologie, Daten und Menschen harmonisch zusammenspielen, entsteht echte Smart Work – effizient, transparent und zukunftsorientiert.“
Theresa Herbig, Chief of Staff & KI-Initiativen, BITS GmbH
BITS-Projektrollen im Überblick
Tools & Technologien
Mehr zum Referenzprojekt
Die Lösungen unterstützen vielfältige Anwendungsfälle – vom Onboarding neuer Mitarbeiter, über das Formulieren von E-Mails in Outlook, bis hin zur Erstellung von Dokumenten und Präsentationen sowie der zielgerichteten Informationssuche.
Datenquellen wie SharePoint, Confluence, Jira und proprietäre Systeme wurden dabei über ein Retrieval-Augmented-Generation (RAG)-Konzept angebunden und sicher über die Azure AI Services verarbeitet. Nutzer können über eine browserbasierte Chat-Oberfläche oder Integrationen in Outlook, Windows und MacOS mit der KI interagieren.
Ein besonderer Fokus lag auf Monitoring und Audit Logs, um die Nutzung der KI transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Unternehmen können damit die Nutzung auswerten, Audit-Trails nachverfolgen und die Wirksamkeit der KI-Lösungen kontinuierlich optimieren.
Realisierung
Um die unterschiedlichen Anwendungsfälle der Kunden zu realisieren, entwickelte BITS eine modulare KI-Architektur, die sich flexibel an bestehende Systemlandschaften anpasst. Zentrales Element der Lösung ist ein RAG-basierter Wissenszugriff (Retrieval Augmented Generation), der Informationen aus Quellen wie SharePoint, Confluence, Jira und internen Systemen strukturiert und für die Nutzung durch Large Language Models aufbereitet. Dadurch können Mitarbeitende in natürlicher Sprache mit Unternehmenswissen interagieren – sei es über einen browserbasierten Chat, direkt in Outlook oder über einen Windows-Assistenten.
Die technische Basis bildet die Azure AI-Infrastruktur mit Datenhaltung in der EU, ergänzt durch das mybits.ai-Backend, das verschiedene Modelle wie GPT-4/5, Llama, Claude, Mistral, Gemini oder DeepSeek integriert. Diese flexible Modellwahl ermöglicht es, für jeden Use Case das optimale Gleichgewicht aus Performance, Datenschutz und Kosten zu erzielen. Zusätzlich sorgen Feedbackmechanismen und Nutzungsmonitoring für eine kontinuierliche Verbesserung der Antwortqualität und Transparenz im täglichen Einsatz.
Flankiert wurde die technische Umsetzung durch ein ganzheitliches Change-Management. In Workshops, Schulungen und gemeinsamen Use-Case-Sessions wurden Mitarbeitende gezielt an den produktiven Umgang mit KI herangeführt. Dadurch entstand nicht nur eine funktionierende technische Lösung, sondern auch eine nachhaltige Akzeptanz und Kompetenz im Umgang mit KI-Assistenzsystemen.
- Zentraler Wissenszugriff: über RAG-basierte Architektur mit direkter Quellenverlinkung
- Sichere Cloud-Infrastruktur: auf Basis von Azure AI Services mit EU-Datenhaltung
- Flexible Modellintegration: verschiedener LLMs für unterschiedliche Use Cases
- Monitoring & Feedbackloops: zur Optimierung, Transparenz und Governance
Fazit
Die Projekte zeigen eindrucksvoll, wie sich KI-Assistenzsysteme als fester Bestandteil moderner Arbeitsumgebungen etablieren lassen. Durch die Kombination aus technischer Innovation, Datenschutzkonformität und organisatorischer Begleitung wurde eine Lösung geschaffen, die Produktivität, Transparenz und Sicherheit vereint.
- Smart Work mit KI bedeutet: Routinearbeit reduzieren, Wissen schneller verfügbar machen und Mitarbeiter entlasten.
- Die modulare Architektur ermöglicht individuelle Anpassungen für verschiedene Unternehmensgrößen und Branchen.
- Monitoring und Audit Logs sorgen für Vertrauen und Nachvollziehbarkeit im Einsatz.
- Workshops und Schulungen sichern langfristig den erfolgreichen Umgang mit KI im Unternehmen.
So wird aus Technologie echter Mehrwert: Smart Work mit KI – für mehr Effizienz, Transparenz und Innovationskraft im Arbeitsalltag.
